Damit das nächste Event ein einzigartiges und nachhaltiges Erlebnis wird und sich ein positiver Erinnerungswert in den Köpfen verankert, ist ein ausgefeiltes Eventkonzept unabdingbar. Eine Reihe von Faktoren sind bei einem Veranstaltungskonzept zu beachten, Zielsetzungen zu erfüllen und die Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer im besten Fall zu übertreffen.

Das Eventkonzept beantwortet welche Ziele mit dem geplanten Event erreicht werden sollen, wie diese Ziele umgesetzt werden können und wer daran beteiligt ist. Außerdem wird geklärt wo und wie lange das Event stattfindet, was es kostet und welche Rahmenfaktoren bei der Umsetzung beachtet werden müssen. Ein Eventkonzept ist somit Bauplan und kreativer Leitfaden zugleich, um den Überblick bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung zu behalten. Worauf es bei einem Eventkonzept ankommt, wie es konkret aufgebaut ist sowie hilfreiche Tipps zur Ideenfindung und Definition der Ziele, stellen die Experten von Event Inc im Folgenden vor. 

 

Wer sollte ein Eventkonzept erstellen?

Es ist rechtlich nicht vorgeschrieben ein detailliertes Konzept im Rahmen der Veranstaltungsplanung zu erstellen. Die Organisation eines Events ist jedoch eine verantwortungsvolle Aufgabe und kann nur zum Erfolg führen, wenn die Veranstaltung systematisch konzipiert wird. Ein Eventkonzept erstellen sollte jeder, der eine größere Veranstaltung plant. Insbesondere für Event-Entscheider, die mit der Veranstaltung bestimmte Ziele erreichen wollen, ist dies von Bedeutung. Das Veranstaltungskonzept dient der Übersichtlichkeit und ermöglicht, die Veranstaltung im Nachhinein zu evaluieren. Das Konzept erstellt entweder die beauftragte Eventagentur in Abstimmung mit den Verantwortlichen oder der betriebsinterne Eventmanager.

 

Wieso ist ein Eventkonzept so wichtig?

Ergebnis der Konzeption soll die Erschaffung eines möglichst einzigartigen Eventlayouts sein. In dem Veranstaltungskonzept werden die einzelnen Posten aufgeführt, die bei der Planung und Umsetzung des Events von Bedeutung sind. Doch warum ist ein Eventkonzept nun so wichtig? Dadurch, dass die anfänglich skizzierten Ideen und Zielvorstellungen “zu Papier” gebracht werden, nehmen diese eine konkrete Form an. Es erschließt sich meistens erst dadurch, welche Arbeitsschritte zu welchem Zeitpunkt anfallen. Das anfängliche Chaos wird sortiert und strukturiert sowie Ideen in die Tat umgesetzt. Ein Markenerlebnis in einer beeindruckenden Location zu schaffen ist die grobe Zielvorstellung. Auf die Marke passende Eventlocations zu finden, Besichtigungstermine festzulegen oder Buchungsvorgänge abzuschließen, sind hingegen Teilziele, die erst im Rahmen des Eventkonzeptes erschlossen werden können. Ein Konzept verschafft Überblick über die zahlreichen Aufgaben, die zu erledigen sind. Es sorgt dafür, dass wichtige Vertragsfristen, wie zum Beispiel Zahlungsziele, in der Menge der Aufgaben nicht untergehen.

 

Wann beginne ich mit dem Veranstaltungskonzept?

Die eigentliche Veranstaltung ist nur ein geringer Teil der gesamten Organisation, weshalb rechtzeitig mit der Konzepterstellung begonnen werden sollte. Wann die Erstellung des Eventkonzeptes in Angriff genommen werden sollte und der Umfang der Konzeption hängen ganz von der Größe und Art der Veranstaltung ab. Je größer und spektakulärer das Event, desto eher sollte die konkrete Planung und Einbindung aller Beteiligten beginnen.

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Stimmiges Eventkonzept im Ree Hamburg

 

Eventkonzept – Ein beispielhafter Aufbau

Alle Konzepte werden stets nach einem bestimmten Schema aufgestellt, wobei es hierfür keine festgelegten Regelungen gibt. Je nach Größe und Art der Veranstaltung unterscheidet sich die Ausführung der Konzeption. Folgende Inhalte sind bei der Aufstellung für ein Eventkonzept jedoch maßgeblich:

  • Eckdaten des Briefings (Ausgangssituation, Zielvorgaben, Anlass des Events,Termin und Zeitrahmen etc.)
  • Deckblatt (Veranstalter, Titel, Datum der Konzepterstellung, Agentur/Verantwortlicher)
  • Event-Ziele und Event-Zielgruppe
  • Zentrale Botschaft, die vermittelt werden soll
  • Vorüberlegungen / Ideenfindung
  • Zentrale Eventidee (z.B. Motto, roter Faden)
  • Ablauf des Events (Timetable)
  • Inhalte des Events / Details der Umsetzung: Einladungen bzw. Bekanntmachung des Events, Rahmenprogramm u.s.w.
  • Eingebundene Leistungen wie Location, Catering, Künstler, Technik, Hotel, Transport, Dekoration, Logistik etc.
  • Begleitende Kommunikation (z.B. PR- Maßnahmen, social Media)
  • Budgetplan / Kostenkalkulation
  • Zeitplan mit Meilensteinen (wesentliche Aufgaben innerhalb der Planung von Zeitpunkt der Präsentation bis zum Event)
  • Nachbereitung des Events

 

So bringen Sie Struktur in Ihr Eventkonzept

Das Veranstaltungskonzept, von der Zielsetzung und Analyse der Anforderungen über die Umsetzung bis hin zur Abrechnung, verläuft nach dem Grundprinzip des Projektmanagements. Mit der Erstellung eines Zeitplans sollte rechtzeitig begonnen werden sowie die Verantwortlichkeiten im Team klar verteilt sein. Da gerade bei der Planung von größeren Veranstaltungen einzelne Teams im Projekt gebildet werden, ist das Risiko fehlender Abstimmungen hoch. Ein Aktivitäten-Raster schafft Überblick über die Aufgaben der jeweiligen verantwortlichen Personen und Ansprechpartner. Der Projektleiter hat dafür zu sorgen, dass Entscheidungen abgestimmt sind und keine Widersprüche entstehen. Ein strukturierter Zeitplan mit Meilensteinen ist wichtig, um Teilziele visuell festzuhalten. So werden wichtige Fristen mit den Vertragspartnern, wie zum Beispiel der Eventdienstleister, eingehalten. Ein detaillierter Budgetplan bzw. die Kostenkalkulationen ist wichtiger Bestandteil der Konzeption und darf nicht fehlen. In regelmäßigen Team-Meetings wird ein Status Update durchgeführt, erreichte Meilensteine präsentiert und Anpassungen kommuniziert. Mithilfe von Checklisten behalten Sie den Überblick über bereits erledigte Aufgaben und offene Posten. Ein hilfreiches Beispiel einer Checkliste für ein Veranstaltungskonzept haben wir für Sie angefügt.

 

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Entwicklung des Eventkonzeptes im Teammeeting

 

Elementare Faktoren für ein Eventkonzept

1. Eventkonzept – Das Briefing

Am Anfang eines jeden Events und somit auch bevor das eigentliche Veranstaltungskonzept erstellt werden kann, müssen alle wichtigen Eckdaten für den Evententscheider übersichtlich zusammengefasst werden. Aus diesen Informationen wird der Plan konzipiert.

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Quelle: Holzbaur, „Eventmanagement“ S. 34

 

2. Eventkonzept – Ziele und Zielgruppe festlegen

Viele Events scheitern daran, dass die Ziele im Voraus nicht ausreichend durchdacht und kommuniziert wurden. Dabei hängt der Event-Erfolg wesentlich von den definierten Wünschen und Visionen ab. Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Zu den quantitativen Faktoren zählen unter anderem Absatzsteigerung, Erhöhung des Marktanteils, Kundengewinnung, Imagesteigerung und Mitarbeitermotivation. Zu den qualitativen Faktoren gehören die Aktivierung und das emotionale Erreichen der Zielgruppe, positive Medienresonanz des Events sowie die Erzeugung einer ausdrucksstarken und nachhaltigen Eventbotschaft. Es ist generell ratsam in der Planungsphase das Event grob von hinten nach vorne zu planen, damit die Ziele und die damit einhergehende Ideenfindung klar werden. Zudem sollten Ziele messbar sein, schriftlich vereinbart und in Tabellenform festgehalten werden. Eine simple aber dennoch hilfreiche Tabelle kann aus den Parametern: Ziel – wichtig für – quantifiziert – Zielgröße, bestehen. Die Zielgruppe ist ebenso wichtig bei der Eventkonzeption. Sofern die Zielgruppe genau definiert wird, kann ein zielgruppen-adäquates Eventkonzept entstehen. Bei der Bestimmung der Zielgruppe kann man sich folgende Fragen stellen: Welche Personengruppe gehört zu den potentiellen oder tatsächlichen Käufern des Produktes bzw. Nutzern der Leistung? In welchem Verhältnis steht die Zielgruppe zum Unternehmen? Wie erzeuge ich Interesse bei der Zielgruppe? Wer soll wie auf das Event aufmerksam gemacht werden?

 

3. Eventkonzept – Dramaturgie im Eventkonzept schaffen

Sobald die Zieldefinition abgeschlossen ist und alle weiteren Eckdaten für das Event feststehen, muss die Idee – der Clou des Events – ausgearbeitet werden. Hierbei kommt es darauf an, einen USP (unique selling point) für die eigene Veranstaltung herzustellen. Wodurch hebt sich die Veranstaltung von anderen ab? Wie schaffe ich es, die Markeneigenschaften in das Event zu integrieren? Es muss überlegt werden, ob die Idee umsetzbar ist und wie viel die Umsetzung davon kosten wird. Alle Aspekte des Veranstaltungsprogrammes sollten sich eng an dem Motto orientieren und wie ein roter Faden durch das Event ziehen. Die Eventdramaturgie – der aufgebaute Spannungsbogen – sollte sich nicht nur auf das Main-Event beschränken. Er sollte sich über die Einladung, das Marketing des Events und alle Follow-up-Aktivitäten erstrecken. Dadurch wird bereits im Vorfeld Neugierde geweckt und im Nachhinein das Erlebte in Erinnerung gerufen. Wichtiger Tipp: Die Marke sollte durch das Event sinnlich erlebbar gemacht werden. Erlebnis inszenieren statt Information an Information reihen. Wenn man mit allen Sinnen erlebt, setzt sich die Botschaft konstant in den Gedächtnisstrukturen fest.  

Eventkonzept-Eventidee

Dramaturgie im Eventkonzept festlegen

 

4. Eventkonzept – Evaluierung

Wie kam das Event bei der Zielgruppe an und wurden die im Eventkonzept gesetzten Ziele erreicht? Um dies überprüfbar zu machen, ist die Zielsetzung am Anfang der Konzeption so wichtig. Wenn die Ziele im Vorfeld ausreichend festgelegt und kategorisiert wurden, besteht die Möglichkeit einer hochwertigen Evaluierung. Beispielhafte Möglichkeiten, um die qualitativen Ziele zu messen sind Umfragen direkt am Ende der Veranstaltung, ein Vorjahresvergleich, social media response und einiges mehr. Zur Überprüfung der quantitativen Ziele ist eine Berechnung der Zielgrößen nötig, wie zum Beispiel die Erlöse, die durch den Eintritt generiert wurden oder die Steigerung der Verkaufszahlen. Durch die interne Auswertung der Veranstaltung können Verbesserungsvorschläge und Potentiale für zukünftige Veranstaltungen abgeleitet werden.

 

Eventkonzept – Unser Fazit

Ein Veranstaltungskonzept zu erstellen erfordert viel Arbeitsaufwand, Personalressourcen und damit verbunden auch Ausgaben. Eine strukturierte Konzeption ist für die Planung der Veranstaltung unerlässlich, um den Überblick zu behalten und das Budget einzuhalten. Ziel von dem Eventkonzept ist die Gestaltung eines einzigartiges Eventlayouts. Die Eventbotschaft soll sich nachhaltig in den Köpfen der Zielgruppe festsetzen. Wichtige Parameter der Konzeption sind dabei die Zielsetzung und Dramaturgie des Events. Der jeweilige Umfang des Eventkonzeptes hängt von der Größe und den Zielen der Veranstaltung ab, ist jedoch maßgeblich immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut. Benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung Ihrer Event-Ideen? Bei der Suche nach passenden Eventagenturen unterstützt Sie Event Inc sowohl mit einer Übersicht professioneller Agenturen als auch mit einer persönlichen und kostenfreien Beratung.

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